Бессильный e mail или телефон ваш вопрос. Три самых безопасных и хорошо зашифрованных сервиса электронной почты. Письма в будущее

tZqo8lpo0L1weAEeOv0bmQ-article

Анна ИЗМАЙЛОВА

Бизнес-тренер, сотрудник Стокгольмской школы экономики в России

Написать письмо партнёру или сразу позвонить ему с предложением, новой идеей, критикой проекта? Как правило, мы выбираем более удобный нам вариант, не задумываясь, что человек на том конце провода может быть другого мнения. А ведь от того, какой вид коммуникации удобен собеседнику, зависит не только скорость ответа, но подчас и результат переговоров.

Как часто вам приходилось слышать: «Я сейчас занят, я вам перезвоню», а звонка затем не следовало? Не всегда такое поведение означает вежливый отказ. Некоторые люди предпочитают мобильным телефонам электронную почту. И иногда их можно понять.

Люди любят сами планировать свой день, а звонок, как правило, вмешивается в планы и разрушает стройный график. Часто бизнесмены не принадлежат себе, их рабочий день расписан по минутам, поэтому многие из них будут благодарны, если вы замените звонок письмом. Однако есть и те, кто однозначно предпочтёт телефонные разговоры письменному общению.

Позвони мне

Помимо очевидно большей скорости коммуникации, у звонка есть другое важное преимущество – он может передать не только информацию, но и эмоции. Иногда человеку важно услышать голос, чтобы составить мнение о потенциальном партнёре и либо закрыть перед вами дверь, либо широко распахнуть её навстречу коммерческому предложению.

Часто такие люди являются экстравертами – врождённая общительность в них сильнее желания действовать строго по плану. «Зачем писать, если можно просто позвонить?» – думают они. И это вполне логично: действительно, зачем всё усложнять, если можно за считанные минуты получить ответы на все вопросы?

Бешеный ритм жизни не мешает общительным людям найти время для телефонного разговора любой длительности

Кроме того, телефонный звонок позволяет лучше усвоить информацию с помощью слуховой памяти, проверить компетентность собеседника и скорость его реакции, узнать его как человека, быстро сделать встречное предложение, а также просто получить удовольствие от общения.

Бешеный ритм жизни не мешает общительным людям найти время для телефонного разговора любой длительности. В крайнем случае, всегда можно совершить несколько звонков в машине, пока стоишь в пробке. Получив звонок в неудобный момент, такие люди обязательно перезвонят или не будут против повторного звонка от вас.

На что следует обратить внимание при телефонном разговоре?

Не стоит начинать разговор , не представившись. При этом желательно избегать избитой фразы «Вас беспокоит…» или «Вас тревожит…». Говоря человеку, что вы его беспокоите, вы формируете у него негативное отношение к себе и своему звонку.

Обязательно поинтересуйтесь , не занят ли человек, и удобно ли ему разговаривать.

Переходите к сути как можно быстрее.

Подстраивайтесь под скорость речи собеседника. Она обычно соответствует скорости усвоения информации, поэтому важно не дать слишком быстро говорящему собеседнику заскучать, а слишком медленному – потерять ход мысли.

Используйте функцию Hold в своём телефоне, если нужно оставить собеседника на линии и при этом оградить его от лишних звуков вокруг вас. Однако, прежде чем нажать кнопку Hold, нужно спросить собеседника, удобно ли ему будет подождать вас на линии.

Главное правило телефонного общения – слушайте человека. Не позволяйте себе перебивать его и всегда давайте возможность высказать свои мысли до конца.

Пишите письма

Несмотря на всё более стремительное распространение мобильных технологий, современные исследования говорят о том, что для большинства людей электронная почта является наиболее удобным способом получения информации. Так, в ходе опроса компании Yahoo! выяснилось, что 74% офисных сотрудников считают e-mail предпочтительным способом коммуникации, а проведённое Litmus в январе 2014 года исследование Email Analytics показало, что входящие электронные сообщения всё реже остаются без внимания. Если в начале 2013 года прочитанными были только 21% всех писем, то в декабре 2013-го их число выросло до 51%.

Вероятно, в исследовании Yahoo! участвовали в основном интроверты, но трудно поверить, что соотношение психологических типов было настолько неравным. Возможно, почта и правда удобнее?

многим людям труднее вернуться к делам после разговора по телефону

Люди предпочитают читать письма, а не говорить по телефону, потому что они могут это делать в удобное для них время, а не когда у вас срывается план по «холодным» звонкам. Их никто не заставляет слушать ненужное предложение и говорить банальные фразы в ответ. Отказываясь от чего-то, им не нужно придумывать отговорки, испытывать чувство неловкости. Переспрашивать имя, должность и название компании адресата тоже не нужно. Получив письмо от незнакомца, можно погуглить его имя или зайти на сайт его фирмы. Кроме того, многим людям труднее вернуться к делам после разговора по телефону.

О чём не следует забывать в деловой переписке?

Давайте названия своим письмам , но избегайте бессмысленных заголовков. Старайтесь придумывать ёмкие заголовки, которые действительно соответствуют теме письма, чтобы ваш собеседник смог без труда сориентироваться в своей почте.

Старайтесь предоставлять исчерпывающую информацию по теме. Вставляйте ссылки, прикрепляйте файлы – не нужно заставлять собеседника писать вам ответное письмо с просьбой что-то уточнить, ведь пока вы получите его и ответите, может пройти ещё несколько часов.

Включайте в ваше послание отрывки письма, на которое отвечаете. Возможно, с момента отправки пройдёт некоторое время и собеседник забудет, о чём шла речь.

Внимательно читайте письма , вы можете не заметить что-то важное и допустить ненужное непонимание.

Используйте короткую автоматическую подпись, в которой обязательно укажите альтернативные способы связи с вами, на случай если ваш собеседник терпеть не может электронную почту.

Что выбрать

Возможно, не за горами времена, когда на визитках будет указан лишь один возможный вариант связи – почта или мобильный телефон. А пока этого не случилось, перед тем, как позвонить или отправить очередной e-mail, стоит подумать не только о том, какой вид общения удобен вам самим, но и что предпочитает ваш партнёр, коллега или клиент.

Есть несколько способов выяснить, к какому типу относится предполагаемый собеседник.

Спросить прямо : «Как вам будет удобно продолжить общение в дальнейшем?»

Обратить внимание на маркеры в речи собеседника – «направьте по электронной почте, я посмотрю», «говорить не смогу», «в нашей компании все постоянно читают почту».

Проанализировать сферу деятельности – насколько часто человек бывает в командировках и на встречах.

Понять психологический тип – есть ли очевидные коммуникационные барьеры, сдержан ли человек в общении или чувствует себя свободно.

Правильно определив тип собеседника, вы повысите вероятность успешного общения. В сочетании с индивидуальным подходом к каждому собеседнику, хорошее отношение и результаты успешно проведённых переговоров не заставят себя долго ждать.

Но если вы всё же считаете приемлемым лишь один вид связи, а все остальные запретили бы при первой возможности – попробуйте приучить клиента или партнёра к своему способу общения, но делайте это осторожно, минимизируя стресс. А войти в доверие, чтобы завербовать человека в свой лагерь, вам помогут рекомендации, описанные выше.

Фотография на обложке: Fotobank/GettyImages

Стоит ли сразу звонить «холодному» клиенту, или сначала лучше направить предложение на электронную почту? Эффективны ли холодные звонки, или это только миф? Данный вопрос волнует каждого, кто занят в сфере продаж. Однако, успешные продавцы всегда точно знают, как именно установить первый контакт, и в этом им помогает не только опыт, но и грамотная оценка ситуации.

На самом деле, нельзя однозначно сказать, что лучше: хорошо и то, и другое. Но когда речь заходит о первом взаимодействии, важно сделать правильный выбор. В этом посте мы расскажем о 3 критериях, которые помогут определиться и подобрать верный подход к обработке лидов.

Который час?

Первое, что нужно учитывать, это время и день. Откройте календарь и посмотрите на часы: эффективность холодных звонков по статистике максимальна во второй половине дня и в конце недели. Очевидно, что с приближением вечера и выходных люди чувствуют радость и удовлетворение, а значит, ваше предложение может быть воспринято более благосклонно. Таким образом, если перед вами стоит задача выйти на контакт с потенциальным покупателем (лидами) или даже совершить серию холодных звонков, а за окном утро понедельника, отложите ее «на потом»: позвоните через пару дней, или хотя бы после обеда.

Но вот вы звоните вовремя, а на том конце не берут трубку? Оставьте голосовое сообщение. Перед тем, как уйти домой, люди любят просматривать пропущенные вызовы, поэтому ваш вечерний войсмейл придется как нельзя кстати.

С другой стороны, в ожидании подходящего момента для звонка не стоит просто сидеть сложа руки — займитесь составлением предложений. Но не торопитесь с рассылкой: email-маркетинг тоже требует определенной регламентации. Письма, отправленные в начале и в конце каждого часа — за 10 минут до и 10 минут после — имеют меньше шансов остаться незамеченными, так как обычно именно в это время люди делают перерыв (между совещаниями, встречами и др.), читая новости и просматривая почту на своих смартфонах.

Отправив сообщение в этот момент, вы увеличите эффективность почтовой рассылки, и письма вряд ли затеряются среди прочих.

Основная цель

Устанавливая первый контакт с покупателем, спросите себя: какова цель вашего обращения? Хотите ли вы назначить деловую встречу, узнать дополнительную информацию или просто получить отзыв или рекомендацию — в зависимости от важности вопроса вы поймете, какую стратегию выбрать.

Серьезные цели, такие как встреча, конференц-связь или испытание пробной версии продукта требуют от клиента совершения некоторого действия, и в этом случае телефонный звонок будет более уместен. В то же время, если вам просто необходимо уточнить информацию или получить обратную связь, вы вполне можете направить запрос и в письменном виде.

Интересно, что агенты по продажам часто поступают наоборот: пытаются решать сложные вопросы по email, при этом отнимая время клиентов и беспокоя их звонками по пустякам. в данном случае стремится к нулю, равно как и отдача от телефонного разговора. Вероятно, продажники поступают так из-за страха получить отказ, однако, все дело в том, что убедить человека сказать «да» по телефону намного проще, равно как и обработать его возможные возражения.

Не позволяйте эмоциям брать верх: выбирайте адекватный ситуации способ связи, и вы не успеете оглянуться, как увеличатся ваши продажи.

Статус клиента

Если вы работаете в продажах, то безусловно знаете: чем выше статус потенциального клиента, тем больше шансов, что вам придется общаться с его секретарем.

Однако, в большинстве ситуаций это играет на руку — вне зависимости от того, удалось ли вам поговорить с нужным человеком или только с его представителем, направленный следом email с предложением дает право двигаться дальше и добиваться расположения на уровне руководства и первых лиц компании. Непосредственное взаимодействие с лицами, ответственными за принятие решений — секрет успеха талантливых менеджеров, к тому же, чем выше статус клиента, тем спокойнее он воспринимает звонок с коммерческим предложением.

Совсем по-другому обстоят дела с рядовыми сотрудниками: если ваш вызов оказался пропущен, а номер неизвестен, то скорее всего, вам не перезвонят. Более того, обычные служащие, как правило, не слышат телефон в течение дня — они могут находиться на встрече, в дороге или работать в группе, поэтому если вам никак не удается «поймать» вашего клиента, единственная возможность сообщить о себе — направить ему email.

Вместо заключения

Таковы 3 критерия, исходя из которых вы можете определить, какой вариант — email или телефонный звонок — является предпочтительным для первого обращения к потенциальному клиенту. Но вот связь установлена, контакты получены, что следует делать дальше?

Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?

Mattan Griffel, лидер обучающего проекта One Month Rails и партнер проекта Growhack , ежедневно получает около сотни электронных писем, и каждое из них не должно остаться без ответа. Специально для этого Mattan выделяет около часа времени в своем графике каждый день, определяя, какие из них требуют срочного ответа, а какие – нет. Ведь иногда просто нет времени вчитываться в огромные полотна текста или пытаться дать ответ на неконкретный вопрос, додумывая за автора, что он хотел сказать или попросить.

Спустя некоторое время Mattan определил несколько основных факторов , которые должны помочь написать такой e-mail, на который вы всегда получите ответ даже от занятого человека.

Пишите короткие письма

Если ваш e-mail длиной в 2-3 предложения, его намного проще прочитать прямо сейчас, а не откладывать в долгий ящик. Если же вы пишете письмо в несколько абзацев, будьте готовы к тому, что вам придется ждать ответ достаточно долго.

Сделайте текст читабельным

Человеку намного проще воспринимать информацию, разбитую на короткие параграфы в несколько предложений, с четкими списками и отдельными блоками, чем сплошное полотно текста. Mattan приводит несколько примеров писем, которые он получает.

Плохой пример:

«Добрый день, Mattan!

Я записался на Ваш апрельский тренинг и хочу сказать, что это очень хороший вводный курс. Сейчас я, следуя вашему совету, использую Hartl Tutorial. И хочу спросить у Вас совет. Существуют ли какие-то аналоги Hartl’s Rails Tutorial для разработки приложения для iPhone? Я хочу создать Rails сайт для бизнеса моей жены, а вместе с ним и приложение для iPhone. Буду очень благодарен за помощь.»

А можно было написать вот так:

«Добрый день, Mattan!

Хочу поблагодарить Вас за курс One Month Rails. По вашему совету я сейчас делаю Michael Hartl Ruby, используя учебник Rails.

У меня короткий вопрос: знаете ли вы какие-то курсы по типу HartTutorial, но для iPhone приложений

Второй вариант письма читать намного проще, и сразу становится понятно, что от тебя хотят. Чтобы добиваться того же эффекта, разделяйте абзацы на короткие предложения, выделяйте призыв к действию и используйте выделение текста «жирным» или «курсивом», обращая внимание читателя на важные части текста .

Четко объясните, что вы хотите, чтобы я сделал

Наверное, нет ничего хуже, чем когда тебе присылают письмо с большим количеством информации, но не говорят, что конкретно хотят. Лично я часто отвечаю на такие письма одним предложением: «Что вы хотите, чтобы я сделал?».

Вы хотите, чтобы я вас кому-то представил? Или чтобы прочитал ваш пост в блоге и дал обратную связь? Или вы хотите, чтобы я ответил, смогу ли посетить ваше мероприятие? Будьте конкретными и скажите мне об этом сразу.

Плохой пример:

Я только что посмотрел ваш курс по компьютерному программированию. Мне 14 и это то, чем я хотел бы заниматься в жизни. Не могли бы вы мне помочь в этом? Очень хочу получить Ваш ответ.

В этом письме призыв к действию «помогите мне», но я не знаю, что это значит и какой ответ я должен дать. Более конкретный вариант:

Добрый день, Mattan!

Мне 14 и я хочу учиться программированию. Какой ресурс вы бы мне порекомендовали в первую очередь для этого?

Если вам нужно отправить длинное письмо с большим количеством информации, пишите призыв к действию в самом начале. Например: «Я пишу Вам это письмо, чтобы узнать, сможете ли Вы посетить наше мероприятие, описанное ниже. Просто ответьте «Да» или «Нет».

Такой прием так же помогает получателю определить, нужно ли ему переслать этот e-mail своему коллеге, которому он зачастую делегирует такие задачи.

Будьте благоразумны со своим запросом

Сегодня очень просто отправить письмо, потратив на это 30 секунд, которое заставит получателя посвятить ответу час своего времени, а то и больше.

Не нужно просить в письме, чтобы я перешел на сайт вашего стартапа и дал вам обратную связь. Эта просьба включает в себя тщательный обзор и анализ продукта, а это занимает достаточно много времени. Если я получу письмо, на которое смогу ответить за 2 минуты, я сразу же это сделаю. Насчет чего вы хотите получить ответ? Насчет вашей бизнес-модели? Или цвета кнопки на сайте? Возможно, текста? Будьте конкретны и обоснованы в своих просьбах.

Не стоит надеяться, что респондент проделает за вас вашу работу и определит, что на самом деле вы от него хотите. Не стоит задавать вопрос по типу «Как вы думаете, что нам нужно сделать, чтобы получить больше пользователей?». И не стоит просить о том, что требует много сил и ресурсов человека, к которому вы обращаетесь. Например:

Не согласитесь ли вы пообедать со мной и еще одним соучредителем? Мы бы хотели рассказать вам, чем занимаемся, и узнать ваше мнение насчет нашего проекта.

Такого рода запросы зачастую означают, что человек, написавший письмо, на самом деле не знает, чего хочет от респондента. Не удивительно, что такие имейлы получают отказы.

В зависимости от количества работы и приоритетности, Mattan соглашается сделать следующее:

  • Дать короткий ответ – «Спасибо» или «Это очень много для меня значит».
  • Ответить на конкретный вопрос – если это возможно сделать меньше чем за 2 минуты.
  • Провести быстрый skype-call или разговор по телефону – около 15 минут.
  • Встретиться на кофе – около 45 минут.

Конечно, если он видит, что личную встречу можно заменить телефонным разговором, он будет настаивать на последнем, чтобы сэкономить свое время.

Докажите, почему я должен потратить время, чтобы помочь вам

Человек, который получает сотни запросов и просьб каждый день, физически не может откликаться на них все. Поэтому приходится выбирать, основываясь на информации, которую он получает. Поэтому, представляя себя в письме, стоит указать о своем прошлом успешном опыте работы, о проектах, которые знает респондент. Если же у вас пока нет богатого опыта, укажите ссылку на свой сайт, чтобы доказать, что вы делаете что-то действительно значимое. Ваша задача – заинтересовать человека и мотивировать его потратить свое время именно на вас.

В этих советах нет ничего нового, однако с их помощью можно написать лаконичный, читабельный и конкретный e-mail, и тем самым повысить свои шансы получить ответ.

А чем бы вы дополнили этот список из личного опыта? Какие трюки используете, чтобы получать ответы на свои письма (особенно, если пишите человеку впервые)? Делитесь своим опытом в комментариях.

По электронной почте мы делимся личными секретами, ведем деловые переговоры, делаем много других дел. Но большинство писем посылаются в виде обычного текста и хранятся в таком формате, который легко прочитать. Сервисы с шифрованием имеют более высокий уровень конфиденциальности. Ваши письма будут в зашифрованном виде и при передаче, и на сервере, и прочитать их не сможет никто, кроме вас и получателя (получателей).

Какая почта самая лучшая и безопасная?

Зашифрованные почтовики бывают разных видов. С одними работа ведется полностью в браузере, другие представляют собой настольное приложение, третьи подключаются к уже существующей почте и создают в ней дополнительный уровень безопасности. Давайте разберёмся, какая электронная почта самая безопасная.

Hushmail – один из самых известных почтовиков с шифрованием. Здесь ваша почта хранится в зашифрованном виде и расшифровывается только при входе по паролю. Между аккаунтами внутри Hushmail почта расшифровывается и зашифровывается автоматически. При отправке письма на другой почтовик можно использовать секретный вопрос, на который получатель должен ответить для расшифровки письма.

Нажав на ссылку, получатель должен ответить на вопрос, и в случае правильного ответа откроется письмо.

Но стоит отметить одну деталь. В 2007 году Hushmail выдал переписку с трех почтовых аккаунтов по решению суда. Как ему это удалось, если вся почта шифруется? Дело в том, что система захватывает пароли пользователей. В откровенном интервью изданию Wired технический директор Hushmail Брайан Смит (Brian Smith) сказал: «Hushmail помогает избежать обычной слежки со стороны государства типа Carnivore и защититься от хакеров, но он не подходит для защиты данных, если вы занимаетесь преступной деятельностью и против вас есть ордер канадского суда». Так что считать самой безопасной почтой точно не приходится.

Некоторые именно из-за этого и не используют Hushmail, но, отметим, что любой другой сервис тоже может под давлением со стороны однажды изменить свою систему так, чтобы захватывать ваш ключ шифрования. Единственное решение в данном случае – Enigmail или похожая программа на уровне «сделай сам». Но даже с такими программами власти большинства стран все равно могут заставить вас выдать ключ шифрования.

VaultletMail, входящий в пакет VaultletSuite, выполнен в виде настольной, а не браузерной программы. Если два пользователя используют VaultletMail, то сообщения между ними всегда полностью зашифрованы. Если вы хотите послать письмо на другую почтовую службу, можно использовать систему SpecialDelivery.

С помощью SpecialDelivery можно создать защищенную кодовую фразу, с помощью которой ваш получатель будет расшифровывать все получаемые от вас через VaultletMail сообщения.

Какие дополнительные возможности есть у электронного почтового ящика VaultletMail?

У VaultletMail очень много возможностей. Он защищает получателя от пересылки, копирования, распечатки и цитирования писем. Можно задавать время, после которого ваше сообщение самоуничтожится в почте VaultletMail получателя. Можно даже отправлять письма с анонимных адресов, позволяя тем самым не признавать их отправку.

Enigmail – это бесплатное расширение для Mozilla Thunderbird. Аналогичные плагины есть и для других популярных почтовых программ. Для работы с Enigmail нужно установить соответствующее расширение в Thunderbird и программу GNU Privacy Guard – в операционную систему.

После установки Enigmail в Thunderbird появится новое меню OpenPGP с мастером настройки. Этот мастер проведет вас через процесс настройки, включая создание или импорт публичного и частного ключей.

По умолчанию сообщения подписаны только цифровой подписью, благодаря которой получатель сможет определить, что письмо пришло от вас. Для включения шифрования нужно выбрать опцию «Encrypt This Message» в разделе S/MIME окна написания письма.

Какие минусы есть у данного расширения для почты?

Для переписки с другими людьми нужно обменяться с ними ключами, поэтому процедура настройки несколько сложна. Увы, так всегда бывает при работе с зашифрованной почтой. Но есть один плюс: Enigmail можно использовать в сочетании с другими почтовыми сервисами, например Gmail. Создавать новый аккаунт при этом не нужно. С помощью FireGPG, популярного расширения для Firefox, это можно было делать прямо в браузере, но сейчас это расширение уже не поддерживается и совместимости с Gmail больше нет.

Помогут ли Yandex и Gmail ответить на вопрос, какая почта самая безопасная?

Насколько стандартные сервисы электронной почты безопасны? Этим вопросом задаются многие, поэтому давайте на него ответим, начав краткий обзор с российского сервиса.

Российский почтовик со временем оброс достаточными для обычного пользователями сервисами безопасности. Например, Яндекс на лету идентифицирует фишинговые письма, позволяет установить двухфакторную аутентификацию, а также может включать специальные пароли для сторонних приложений.

Естественно, есть и журнал посещений, возможность установить белые IP-адреса для входа и многое другое. Вот только шифровать переписку Яндекс не умеет, а значит назвать его почту самой безопасной не получится.

Возможности защиты у американского почтовика, конечно, шире, чем российского. Начинается всё с двухэтапной (а не двухфакторной) аутентификации, добавление к доступу разрешённых программ (а не только IP-адресов), а также гибкая настройка режима доступа сайтов и приложений.

Тем не менее, в Gmail нет оповещений о фишинге и, как и в Яндексе, отсутствует возможность шифрования переписки.

Заключение

Есть еще один вариант как самостоятельно сделать самая безопасная почта в интернете: с помощью специальных шифрующих программ нужно всего лишь шифровать сообщения и посылать их обычной почтой в виде вложенных файлов, которые получатель затем должен расшифровать.

Безусловно, шифрование помогает в защите личной жизни, но это не универсальная палочка-выручалочка от посягательств государства и с помощью него вы не получите самой безопасной электронной почты в интернете. Здесь не помогут ни Hushmail, ни собственное шифрование в Enigmail. Часто коды и пароли получаются не взломом, а выбиванием их из владельца тем или иным способом. И шифрование в этом случае, увы, бессильно.


  1. e-mail

  2. Скрытый майнинг: как вычислить несанкционированное использование компьютера?”

  3. Ransomware-вирус: как защитить компьютер?”
Профессиональные мужские инструменты
Добавить комментарий