Эффективная работа склада. Оптимизация работы склада и складских технологий. Группа ii. интенсивность работы склада

Как правильно хранить товар на складе? Этим вопросом задаются многие предприниматели. В этой статье мы подробно расскажем от чего зависит размещение товара, какие бывают способы хранения и размещения товара на складе, а также раскроем тему адресного хранения.

Способы размещения товара на складе

1. По виду товара: сорта, типы и хранятся по отдельности;
2. По партиям товара: каждая поступившая партия хранится отдельно; состоять эта партия может из разных товаров;
3. По партиям и виду товара: поступившие партии размещаются по разным местам, внутри партии товары сортируются и хранятся по видам товара, отдельно вид от вида;
4. По наименованиям товара: все грузы сортируются по наименованиям, каждое наименование хранится отдельно.

Чтобы оптимально распределить товар и полностью задействовать всю площадь склада, разрабатывают схему размещения товаров. Для её составления необходимо определить:

• Постоянные и временные места хранения. Постоянные закрепляют за определённым товаром;
• Возможность круглосуточного наблюдения за товаром;
• Просто ли добраться до товара, легко ли за ним ухаживать;
• Периодичность поступления товара;
• Объёмы поступления и отгрузки;
• Подходящие способы укладки товара;
• Оптимальное «соседство» видов товара друг с другом.

Размещая товар, руководствуются принципом «выше спрос – ближе расположение к выдаче». Чем выше оборот товара, тем ближе к месту погрузки-выгрузки его помещают. Для этого в схеме отмечают участки длительного хранения и краткосрочного.

Товар невысокого спроса размещают на участках длительного хранения; также на таких участках хранят запасы высокооборотистых товаров.

Определить уровень спроса на товары поможет программа для автоматизации торговли Бизнес.Ру. Всегда актуальная информация по продажам и остаткам товара, быстрое формирование отчета по ходовым позициям.

Места для хранения товаров оборудуются в зависимости от размеров склада. На крупных складах ячейки в стеллажах для грузов делаются с таким расчётом, чтобы в каждую поместилась вся партия вместе с поддоном или в ящике, в котором груз прибыл.

Расстояние между стеллажами должно быть достаточно широким – минимум 3 метра, чтобы погрузчику было удобно работать.

На складах для мелкооптовиков и розницы товары группируют по размерам. Склад делят на секции для крупных и мелких товаров. Крупные товары чаще размещают ближе к выходам, зонам отгрузки-погрузки.

Для того, чтобы оптимально использовать помещение, в местах размещения товаров составляют «наборы» из ячеек разного размера и разной глубины. А также используют разборные стеллажи с возможностью менять высоту ячеек.

Адресная система хранения. Особенности и преимущества

Чтобы не потерять товар, оперативно проводить с ним необходимые манипуляции, размещение и хранение товара необходимо систематизировать. Обычно это делается с помощью адресной системы хранения .

Каждой ячейке, полке, стеллажу, секции присваивается цифра или буква, ряд букв и цифр составляет код расположения товара; таким образом, у каждого места хранения появляется свой адрес. Этот адрес регистрируется во всех документах, сопровождающих товар. Количество знаков в адресе зависит от размеров склада и объемов размещаемого товара.

Адрес товара (номер ячейки с товаром) может выглядеть так: Б2245.
Б – зона хранения,
первые две цифры – номер стеллажа,
третья – порядковый номер вертикальной секции этого стеллажа,
последняя цифра – номер полки.

Различают два основных типа адресного хранения товара: динамическое и статическое.

При динамическом хранении товар, независимо от наименования, размещается на любом незанятом месте; адрес этого места закрепляется за полученным товаром. Все операции, проводимые с товаром, отражаются в информационной системе склада.

Плюсы:

• чётко виден товарооборот, востребованность товара, и для этого не нужны дополнительные время и силы;
• складские площади используются максимально эффективно.

Минусы:

• в случае сбоя в программном обеспечении товар будет очень трудно найти;
• много зависит от конкретного кладовщика, специалиста, хорошо изучившего склад.

При статическом хранении каждому товару выделяется своё место и закрепляется за ним, т.е. поступивший товар уже имеет свой адрес и разгружается только туда.

Плюсы:

• даже неопытному сотруднику не составит труда разобраться, где должен размещаться товар, т.к. вся товарная группа собрана в одном месте;
• приемка и прочие манипуляции с товаром проходят чётко и оперативно.

Минусы:

• если по каким-то причинам товара поступит больше, чем запланировано по месту, с его размещением могут возникнуть сложности.

Когда тип адресного хранения выбран, необходимо составить схему склада, отметить на ней все адреса (можно в виде таблицы, которая будет заполняться по мере поступления товара), внести адреса в спецификацию товара, затем в базу данных и т.п.

Территория склада визуально делится на зоны (например, с помощью разметки на полу), зоны помечаются буквами; на стеллажи, секции, полки крепятся таблички или краской рисуются цифры.

Если всё сделано правильно, любой работник склада сможет найти товар по его названию и адресу, даже если не знает, как этот товар выглядит.

Схему разделения склада следует вывесить для общего доступа на видном месте. Если тип адресного хранения на складе статический, на ней должны быть отражены наименования товаров. Маркировку на товары наносить крупно яркой краской.

Адресное хранение на складе

Способы хранения товара на складе

В зависимости от вида товара его хранят, укладывая штабелями или на стеллажах.

Штабельно обычно укладывают товары, расфасованные в мешки, ящики, бочки, кули и т.п. Штабели должны быть устойчивыми, быть допустимой высоты и иметь свободные подходы. Их размеры определяются свойствами товара, возможностями погрузчика, высотой склада, предельной нагрузкой на кв. метр пола и др.

Различают прямую, перекрёстную и обратную штабельную укладку.

В помещениях, где товар уложен штабелями, должна быть хорошая вентиляция, соблюдены все противопожарные и санитарные нормы.

Отступы должны составлять:

• от стен помещения – 70 см;
• от источников освещения – полметра;
• от пола – 15-30 см;
• от стен – 50 см;
• от отопительных приборов – в полутора метрах.

Чтобы штабель был устойчивее, ряды товаров в нём прокладывают досками или рейками: каждые два ряда ящиков или каждые 5 рядов мешков.

Для удобства погрузки-разгрузки и рационального использования помещения товары в штабели лучше укладывать на поддоны. Нельзя штабельно укладывать товары с повреждённой, скользкой упаковкой или в разногабаритной таре.

Грузы в ящиках и мешках, не сформированные в пакеты, укладывают в штабель перевязанными. Разгружать штабель можно только сверху вниз. Расстояние между штабелями должно позволять спокойную их разгрузку. Если штабель формируется вручную, ящиками массой до 50 кг или мешками до 70 кг, высота его обычно не превышает 2 м.

На стеллажах, на поддонах, в ящиках, коробках, мешках – чаще хранят штучный, а также распакованный товар. Поддоны удобны для механизированного процесса погрузки; в таком случае, на верхних полках размещаются товары на поддонах, а на нижних – те, которые можно отбирать вручную.

Программа для автоматизации склада Бизнес.Ру позволит легко оприходовать товар, списать брак, выписать складской ордер. Есть поддержка массовой загрузки остатков из Excel, что значительно сократит время на заведение товаров в базу.

Правила размещения товара на стеллажах:

• Товар укладывают маркировкой к проходу;
• Товары одного порядка укладывают в стеллажи по обе стороны одного прохода: так путь перевозки будет короче;
• В случае, если одной ячейки для размещения не хватило, оставшийся товар помещают в той же секции, выше или ниже, чтобы в адресе отличался только номер полки;
• На верхних ярусах стеллажей удобнее хранить товары длительного хранения, а также те, которые выдают целым поддоном или местом;

Верхнюю одежду хранят на вешалах, насыпные грузы – навалом, жидкости – в цистернах, баках, бочках. Штабели из «лежачих» бочек делают не выше 3х рядов, каждый обязательно прокладывая и подклинивая края.

Если бочки размещают стоя, то допускается не больше 2х рядов вперевязку, и ряды прокладываются досками одинаковой толщины. Бочки с горючими и легковоспламеняющимися веществами укладывают только лёжа, в один ряд и пробкой вверх.

Упорядоченное ведение складского хозяйства — первое условие эффективного управления запасами. Обеспечить порядок на складе — значит создать мотивацию работников к бережливому обращению с запасами, упорядочить процессы хранения запасов и введения новых товаров в ассортимент, ранжировать запасы по приоритетности, своевременно осуществлять инвентаризацию товара и обработку документации. Пути реализации этих условий различны, главное — это результат, то есть порядок. Обычно наведение порядка в работе склада дает прямой экономический эффект в виде снижения запасов, увеличения оборачиваемости, роста прибыли компании.

Консультант консалтинговой компании iTeam
Ксения Кочнева

Какой склад, такой и бизнес

Складское хозяйство предприятия является звеном, которому надо уделять особое внимание. Подтверждением важности этого звена служит схема 1, показывающая “круговорот” финансовых и материальных потоков в одной коммерческой фирме:

Красные линии означают финансовые потоки, а синие — материальные потоки. То, что в виде финансового потока уходит к поставщикам, возвращается к фирме в виде материальных ценностей (например, товаров) и входит в склад. С другой стороны, все, что уходит к клиентам (выходит из склада), возвращается в фирму как финансовый поток.

Конечно, схема весьма условная, она не отражает, например, последовательность потоков, в ней нет коммерческого отдела, без которого немыслим процесс. И тем не менее схема наглядно показывает роль склада.

Как известно, финансовые потоки компании регламентированы почти на 100% законами, а материальные потоки в большей части — внутренними процедурами. Точкой соприкосновения двух основных типов материальных потоков — входящих и выходящих — является склад. Другими словами, склад – это звено, в котором сконцентрированы процедуры, касающиеся не только самого склада, но и его взаимодействия с остальными звеньями компании.

Поэтому склад — это своего рода индикатор, по которому можно судить о здоровье компании. Практика давно показала: если склад в порядке, то наверняка это относится к компании в целом. Но если какие-то процессы на складе хромают, то обязательно сбой будет и в работе компании. Вот почему недооценка роли склада — это уже ошибка.

Откуда черпать идеи?

Конечно, наряду с постоянным контролем необходим регулярный анализ складских процессов с целью заблаговременно установить косвенные причины всех недостатков. Однако нельзя утверждать, что ухудшение складских операций всегда ведет к ухудшению остальных процессов в компании. Но малейший сбой в общих процессах компании почти всегда сказывается в первую очередь на складе. Таким образом, регулярный анализ складских процессов позволит нам вовремя отреагировать на любую ситуацию, которая может повредить интересам компании.

Анализ определенной деятельности необходим не только для выявления проблем в ней самой. Анализ — это источник идей для ее улучшения. И каждая мера по совершенствованию складской деятельности в любом случае благотворно отразится на деятельности всей компании.

Однако возникает резонный вопрос: нельзя ли раз и навсегда отрегулировать все процессы на складе и контролировать только их выполнение? К сожалению, нет. В одной исключительно динамичной бизнес-среде правила и процедуры быстро стареют. И один из самых эффективных способов своевременно реагировать на этот процес — анализ работы склада.

Что понятно кладовщику, не всегда ясно логисту

После того, как руководство компании поймет, что деятельность склада — часть бизнес-процесса, возникнет вопрос: как эффективнее анализировать складские процессы?

Можно выделить 9 принципов работы складского хозяйства. Они относятся к любому складу без исключения, их соблюдение — своего рода гарантия стабильности. Но если для кладовщика эти принципы нечто само собой разумеющееся, то для логиста, даже опытного, они не всегда ясны. Поэтому остановимся на них отдельно, так как они значительно упрощают анализ складских процессов.

1. Принцип четко разграниченной строгой материальной ответственности. На складе должен быть один работник, который несет полную материальную ответственность за все, что находится здесь, отвечает за все недостачи и излишки.
2. Принцип организации и контроля. Любая деятельность, на складе в том числе, должна быть организована и проконтролирована. И заниматься этим в рамках одной из основных своих обязанностей должен один сотрудник.
   Поскольку материальная ответственность невозможна без хорошей организации и контроля, с одной стороны, а хорошая организация и контроль невозможны без материальной ответственности, с другой стороны, то совершенно очевидным становится третий принцип.
3. Принцип единовластия. И контроль, и организация, и материальная ответственность должна быть сосредоточена в одних руках, одного сотрудника. Назвать его можно как угодно: и начальником склада, и организатором складской деятельности, менеджером склада, или придумать что-то еще более модное.
4. Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени. Самый важный и самый простой для понимания и выполнения принцип. Вот пример. Региональным складом одной крупной европейской экспедиции управляет женщина лет сорока: грозный взгляд, хриплый голос. Она может стукнуть кулаком по столу и крикнуть: “На мой склад ничего без документа не входит и без документа ничего не выходит!” Благодаря своей хватке она справляется с дюжиной мужиков на складе.
   Однако мужская хватка помогает не всегда. И вот еще пример. Грузовик на таможне, а товар уже в компьютере. Работники коммерческого отдела увидели, обрадовались и за часок половину продали. Подали распоряжение на склад грузить и вести клиентам, которые сгорают от нетерпения. Но появилась проблема на таможне, и грузовик простоял там неделю. Коммерсантам пришлось перед клиентами извиняться.
5. Принцип планирования складской деятельности. Как любую деятельность, складскую тоже нужно планировать. Сроки могут быть разными — в зависимости от особенностей конкретного склада. Распространенный случай, когда товар приходит на склад, а для кладовщиков это сюрприз. Они тут же начинают думать, куда его поставить, как расположить и т.д.
6. Принцип строго определенного метода движения ценностей на складе. Чаще всего это FIFO, но может быть другой, а может и смешанный. Главное — чтобы он был четко определен. А кладовщики лучше любого менеджера знают, как в конкретном случае его выполнять.
7. Принцип правильного расположения ценностей. Об этом можно писать романы, но важно понимать, что правильное расположение ускоряет и упрощает складские процессы.
8. Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций. Остановимся на нем поподробнее.
   Инвентаризацию привыкли считать обыкновенной ревизией. Иногда даже проводят ее только для того, чтобы предотвратить злоупотребления кладовщиков, чтоб они не расслаблялись. Но цель инвентаризации все же в другом — в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности складских операций. Как показывает практика, почти треть всех расхождениий в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что складские процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.
   Конечно, на инвентаризацию нужно время, и проходить она должна, когда склад пребывает в покое, а это может потребовать остановки всех процессов в компании и работы в выходные дни. Да и для обработки результатов инвентаризации также необходимо время.

Посмотрим, а можно ли ускорить эту процедуру, не снижая ее эффективности? На каждом складе есть продукты, при работе с которыми допускается меньше ошибок, чем с другими. Так стоит ли в таком случае каждый раз пересчитывать целиком весь склад? Конечно же, нет. Приведем лишь несколько постулатов, истинность которых доказана многолетней практикой.

Чем больше складских операций совершается с конкретным продуктом за определенный период, тем больше вероятность ошибки. Степень вероятности ошибок можно определить, например, по количеству выходов продукта из склада (таблица 1).

Однако количество выходов не является единственным критерием. Вероятность ошибок зависит от множества других факторов — одинаковые упаковки, поштучный выход, относительно высокая цена. Поэтому количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 (а можно и меньше единицы). При этом важно, чтобы коэффициент определялся методом экспертной оценки, и лучшие эксперты в этом деле сами кладовщики. Для определения коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного склада.

На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС-анализ (таблица 2).

Например, первые 50% продуктов отнесем к группе А, следующие 30% к группе В и остальные 20% — к группе С. После этого решаем: группу А будем пересчитывать каждый месяц, группу В — раз в два месяца и группу С — раз в три месяца. В итоге полная инвентаризация склада у нас будет проходить раз в три месяца. Стало быть, отпадает необходимость пересчитывать весь склад ежемесячно. АВС анализ позволяет многократно усовершенствовать эту методику.

1. Принцип строгого регламентирования присутствия на складе. Должна быть ясная инструкция о том, кто, когда, в присутствии кого и по какому поводу, если хотите, может находиться на складе. И никто не смеет нарушить эту инструкцию, даже высшее руководство. Для пущей важности в инструкции можно и указать: “Исключения не допускаются!”

Как правило, большинство складов рано или поздно сталкиваются с проблемой задержки отгрузки заказов. Причин может быть множество — от неэффективной организации хранения груза до некомпетентности работников склада.

Думаю, для владельцев склада не секрет, что затраты на подбор и комплектацию заказов могут составлять до двух третей общих временных (и не только временных) затрат. Именно поэтому большинство управляющих складским комплексом стараются максимально оптимизировать именно эти операции. От скорости и качества выполнения подбора заказа зависит и число отгрузок, а оно, в свою очередь определяет количество довольных клиентов, получающих необходимый груз точно в срок.

Одним из решений для увеличения скорости комплектования заказов является внедрение системы управления складом. Стоимость внедрения подобных систем неоправданно высока, а результат, к сожалению, не всегда соответствует ожиданиям. Конечно, существуют альтернативные SaaS-системы управления складом, внедрение которых не требует капитальных вложений и больших затрат на поддержание их работы (например, myWMS ). Однако сегодня мы будем говорить не о них. Несмотря на то, что каждый склад имеет свою специфику, существует ряд простых рекомендаций, которые могут быть применены к любому складу, независимо от его размеров и количества обслуживающего персонала. Итак:

Чтобы обнаружить факторы, влияющие на скорость комплектации заказа, вам необходимо посетить склад. Не жалейте времени. Возможно, пребывание на складе в течение нескольких дней или даже недели поможет вам выявить проблемы быстрее, чем вы сделаете это, строя предположения в своем кабинете. Наблюдайте за работниками склада, разговаривайте с ними. Часто проблема скрыта от глаз управляющего, однако сотрудники смогут обратить на нее ваше внимание. Возможно, новые сотрудники склада не могут понять принцип адресации и тратят много времени на поиск нужного ряда, возможно работники мешают друг другу выполнять подбор заказа, возможно востребованный товар хранится в самых дальних ячейках. Таких факторов может быть множество. Запишите все, что вы заметили сами и на что обратили ваше внимание сотрудники склада. Стоит сделать одно замечание: при проведении такого аудита не старайтесь отследить действия лучших или худших работников. Вам важно увидеть, как работает каждый сотрудник, от водителя погрузчика до упаковщика паллет. А непосредственное общение с персоналом поможет повысить их лояльность к работе, ведь обращаясь к сотрудникам склада, вы показываете, что их мнение важно для вас.

Существует множество способов организации хранения товара на складе. Статический метод предполагает закрепление за каждым товаром своей зоны на складе, динамический предполагает хранение товара в любом свободном месте. И тот и другой способ имеет свои преимущества и недостатки. Однако сейчас мы говорим о другом. Независимо от того, какой метод хранения груза используется на вашем складе, важно поместить груз с высоким товарооборотом как можно ближе к зоне комплектации и отгрузки заказов, а груз с низким товарооборотом поместить в конец склада. Такой метод позволит сократить время подбора заказа за счет сокращения пути сотрудника до стеллажа с нужной номенклатурой. При определении наиболее востребованных товаров следует учитывать не количество отгружаемого товара, а частоту отгрузок. Также при разделении склада на зоны помимо скорости товарооборота необходимо учитывать и другие параметры, например вес и габариты груза. Некоторые склады размещают рядом разные товары, которые часто заказывают вместе, например простые карандаши и линейки. Не забудьте предусмотреть на складе зоны подбора заказа. Небольшие склады часто подбирают товар в произвольном месте, а это может мешать свободной работе погрузочной техники или других сотрудников склада.

Как правило, большинство руководителей после разделения склада на зоны вздыхают с облегчением. Однако спустя какое-то время старые проблемы вновь возвращаются. Дело в том, что рынок не стоит на месте: спрос меняется и, соответственно, меняется и структура распределения товара на складе. Возможно, что груз с недавним высоким товарооборотом теперь вытесняется новой продукцией. Именно поэтому важно регулярно пересматривать схему распределения хранения груза. Для некоторых отраслей это можно делать ежеквартально или даже ежемесячно.

Иногда случается так, что товар заканчивается. К сожалению, такая ситуация встречается весьма часто. Для того чтобы склад не простаивал в ожидании поставки требуемого товара, необходимо наладить бесперебойное снабжение склада продукцией. Количество и периодичность поставки определенной номенклатуры определяется для каждого склада индивидуально, в зависимости от структуры спроса на рынке. Заметьте, не стоит держать избыточные запасы товара, так как это не только замораживание финансовых средств, но и избыточная нагрузка на склад: не очень хорошо, если спрос на товар упадет, а его излишки будут занимать проходы между стеллажами.

К сожалению, оборудовать склад максимально эффективно с первого раза получается не всегда. Именно поэтому важно периодически пересматривать организацию склада. Так, например, вы можете пересмотреть эффективность использования определенных систем хранения груза. Предположим, ваш склад оборудован только фронтальными стеллажами. Если на вашем складе есть грузы с высоким товарооборотом, вам, возможно, следует использовать гравитационные стеллажи. Это значительно сократит время на подбор заказа и, кроме того, позволит наиболее эффективно использовать пространство склада.

Некоторые склады имеют очень сложную и интуитивно непонятную методику организации хранения товара. Новым сотрудникам приходится тратить недели на то, чтобы разобраться, как найти нужный груз. Для того чтобы такого не происходило, введите адресное хранение товара. Данный метод предполагает присвоение каждому месту хранения определенного адреса. При разработке адресации советуйтесь с сотрудниками склада, а перед интеграцией адресного хранения обязательно проведите тест: попросите любого сотрудника склада найти товар в заданной ячейке. Если сотрудник сделал это быстро — система организации хранения понятна и поможет значительно сократить время на подбор заказа (ранее мы писали о том, как внедрить адресное хранение на складе , где подробно рассмотрели все аспекты данного вопроса).

Не секрет, что скорость подбора и комплектации заказов напрямую зависит от сотрудников склада: кто-то заболтался с коллегой, кто-то не выспался, а кто-то волнуется за оставленного дома кота. Падает не только скорость подбора заказа, но и качество его подбора. Продумайте, чем можно мотивировать ваших сотрудников. Возможно, следует поощрять сотрудников премией за превышение норм отгрузки, а возможно дать сотрудникам дополнительный выходной. Важный момент: объедините работников склада в команды, например одна смена — одна команда, и поощряйте лучшую команду. Это не только сплотит сотрудников, но и окажет положительное влияние на качество их работы. Пообщайтесь с ними — возможно работники подскажут вам, какие нефинансовые поощрения они хотели бы получить.

Перечисленные выше рекомендации, как вы сами заметили, касаются не столько технических преобразований, сколько организационных. Однако не стоит забывать, что современные технологии способны значительно повысить эффективность работы и производительность вашего склада. Как мы отмечали ранее, существует большое количество различных систем управления складом: одни из них непомерно дороги, требуют больших финансовых и временных затрат, другие — доступны по цене, но обладают несколько меньшим функционалом. Какую из систем выбрать, зависит только от особенностей вашего склада и, конечно же, вашего бюджета.

Склад для многих предпринимателей и бухгалтеров — головная боль. Постоянные пересортицы, недостачи, воровство, порча материальных ценностей — далеко не полный список проблем, с которыми сталкивается почти каждый склад. Как все эти проблемы свести к минимуму и заставить склад работать как часы?

Персонал

Итак, попробуем разобраться с основными складскими проблемами. Самая большая проблема складов — это, конечно, кадры. Большинство фирм испытывают острую нехватку персонала, а среди кладовщиков, операторов и грузчиков наблюдается большая текучка — редко люди, особенно молодые, задерживаются на такой работе больше одного — двух лет. С более старшим поколением, например, с пенсионерами работать тяжело в том плане, что им сложно постичь работу компьютерных программ по учету ТМЦ и упаковочного оборудования. Как быть? В первую очередь, надо отдавать себе отчет, что склад это одна из самых значимых частей бизнеса и люди там должны работать образованные. На должность заведующего складом или заместителя лучше всего набирать людей с высшим образованием по специальности «Логистика» и «Бухгалтерский учет» и опытом работы в данной области.

Для того, чтобы не было текучки кадров, надо платить людям достойные деньги. Сравните расходы по недостачам и порче материальных ценностей в разные периоды работы склада — когда число опытных рабочих превалирует над вновь поступившими и наоборот. Иногда потери от ошибок необученных или неопытных сотрудников, составляют больше, чем прибавка к зарплате старослужащему.

Один из других сложных моментов — мотивация складских работников. Набор функций работника склада ограничен определенным рамками, инициатива там чаще всего не требуется. Как заставить кладовщика или грузчика работать лучше? Прежде всего, необходимо ввести систему штрафов за опоздания, нарушения дисциплины, задержки при отгрузке и т. д. Соответственно, если сотрудник не допускает нарушений, его желательно поощрить премией, выбрать в конце месяца лучшего сотрудника, объявить благодарность и т. д., тут подходят даже самые простые «советские» методы. Кроме того, система премиальных должна быть основана на увеличении товарооборота, скажем, в периоды интенсивной торговли, когда нагрузка на людей увеличивается, следует увеличивать и премию, рассчитав необходимые коэффициенты, скажем, от числа отгрузок, поступлений товара и внеплановых инвентаризаций.

Логистика склада

Неэффективность склада обусловлена плохой организацией его работы. Крупногабаритные и тяжелые товаро-материальные ценности должны размещаться на нижних полках, не затруднять при этом проход и быть легкодоступными к транспортировке. Самые «ходовые» материалы надо ставить на уровне глаз, в наиболее доступных местах. Самые легкие и малоликвидные занимают место на верхних полках и в дальних углах склада.

Как правило, большую часть «пустого» времени кладовщик тратит на поиск нужного товара или материала. Для увеличения эффективности следует обсудить с людьми места наиболее оптимального расположения товара, взвесить все требования и доводы, а затем составить план размещения ТМЦ и следить, чтобы люди не нарушали установленный порядок при пополнении товаро-материальных запасов. Стеллажи должны быть подписаны, таблички повесить — минутное дело, а поиск они облегчают многократно.

Места под проходы и проезд техники должны быть минимальны, но обеспечивать нормальную, быструю и безопасную работу.

Дальше — больше. Следует продумать процесс погрузки-разгрузки. Иногда такие мелочи, как стретч-пленка, маркировка отгружаемого товара, лишний список для кладовщика способны повысить эффективность работы в разы. Отдельная тема — где печатаются накладные, на складе или в офисе, поступают ли они на склад электронным способом или клиент сам несет бумаги к складу. На больших складах это актуально, даром потраченные секунды складываются в минуты, а минуты — в часы.

Отдельное слово о подготовке. Работа склада должна примерно планироваться, то есть если есть большое число отгрузок на завтра, необходимо заранее подготовить к этому товар. К поступлению товара — подготовить свободное место.

Если склад торговый и используется резервация товара, для этих целей товар удобно переносить на специальные стеллажи для резерва. Либо маркировать коробки.

Борьба с пересортицей и недостачами

Пересортицы и недостачи — едва ли не самые больные проблемы каждого склада. Пересортицы чаще происходят как по невнимательности, так и от неправильной организации складской логистики. Во-первых, необходимо отказаться от использования наименования в виде кода, многие склады, особенно технического назначения используют только кодировку, что сильно затрудняет поиск и отбор нужного объекта. Отбор должен производиться по следующей схеме: «Наименование» — «Модель» — «Код» — «Цвет», далее для уточнения используется краткое описание, группа, страна-производитель и т. п. Когда же используется только код или только наименование, люди начинают ошибаться и трудно их в этом винить. Во-вторых, необходимо продумать сбор и приемку товара, назначать ответственных и проверяющих, не отправлять на работы большое количество человек, которые будут отвлекать друг друга и так далее.

Несколько слов о недостачах. Конечно, самая больная проблема — это воровство. Для борьбы с воровством спасет видеонаблюдение, частые инвентаризации и материальная ответственность. Кстати, материальная ответственность должна быть и в случае порчи и пересортицы, иначе людей внимательности не научишь. Для этого лучше всего заключить отдельный договор о материальной ответственности работника. Более того, все операции по складу — будь то прием товара, отгрузка, внутреннее перемещение должны производиться под личную подпись исполнителя — тогда найти виновника той или иной ошибки гораздо легче.

Вход на склад должен быть доступен только узкому кругу лиц. За нахождение посторонних следует ввести штрафные санкции. Хорошо оправдывают себя системы управления контролем доступа (СКУД) в виде турникетов, железных дверей с электронным управлением, где без специального ключа просто не зайдешь.

Автоматизация работы склада

Использование компьютерных программ, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов, интегрированных счетчиков решает огромное число проблем, экономит время и сводит ошибки человеческого фактора к минимуму. Какое программное обеспечение для склада выбрать решать Вам, но программы для склада должны быть простыми в освоении, удобными в работе и иметь ограничения, как в плане интерфейса, так и по правам доступа. Каждый работник должен иметь свой минимум функций, заведующий складом — доступ к отчетам по материальным остаткам и ведомостям по перемещениям. Каждая операция должна печататься и закрепляться подписью работника — в конце дня все бумаги помещаются на хранение и в случае необходимости извлекаются.

Использовать для склада отдельную программу с импортом-экспортом файлов или интегрировать складское ПО в общую единую систему зависит опять же от количества операций в день и скорости работы программы. Иногда, когда программа единая, то есть помимо складского учета на ней завязан еще и бухгалтерский учет, не спасает даже перевод программы из файловой системы в SQL: задержки при проведении документов могут быть огромными. Все это стоит продумать при выборе программы.

Еще один момент — стоит продумать технические аспекты оснащения склада и связь их с ПО. При использовании удаленного доступа и терминалов следует учитывать, что принтеры этикеток иногда сложно бывает связать по сети, а сканеры и вовсе невозможно. Для этих целей лучше использовать локальную сеть.

Так же стоит обратить внимание на ускорение и оптимизацию работы самой программы: все действия должны управляться с клавиатуры, должен быть предусмотрен ввод на основании других документов и т. п. В поле ввода-вывода должно вводиться как наименование, так и код, а также осуществляться поиск по первым символам.

Ревизия склада

Частая складская ревизия, включающая инвентаризацию и выявление ошибок в ведении документооборота — залог хорошей работы склада. Внутренние инвентаризации необходимо делать как можно чаще — во-первых, персонал лучше потом помнит где что лежит, во-вторых, выявляются многие ошибки, которые можно успеть исправить до инвентаризации генеральной. Вся проблема в том, что персонал часто ошибается при подсчете, поэтому инвентаризацию лучше проводить в два-три этапа, посылая разных людей на одни и те же участки и выбирая наиболее спорные моменты. Кроме того, при внутренних инвентаризациях часто нет возможности заморозить работу склада, поэтому их лучше всего делать по частям и группам ТМЦ, делая поправки на поступившую и выбывшую номенклатуру.

При внутренней инвентаризации руководителей распечатывается список товара без указания количества реального остатка. Количество ставится вручную при подсчетах работниками.

Особое внимание следует выделять ведению документации. Ведомости, отчеты, акты приема-передачи, внутренние перемещения должны быть сложены по датам и исключать исправления и ошибки в заполнении.

Как часто делать ревизию? Чем чаще, тем лучше. Важно только не перегружать сотрудников и не мешать работе склада.

Журнал «Директор информационной службы», №1, 2008 г.
// Январь, 2008

В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

Анализ деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

Симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Задача повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

Грамотный подход к описанию процессов и понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Выбирая направление оптимизации склада , в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ — именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

Последовательность действий

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа — обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

Существует множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных — схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

На рисунке 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

Рассмотрим часто встречающиеся проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости — главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе — к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами — использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап — зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения

Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада , а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий — наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада — функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.

Внедрение изменений

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация склада неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала — во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Ольга Каверина, AXELOT